Verwerking persoonsgegevens bij het Hulpfonds Hellendoorn.
1. Het Hulpfonds Hellendoorn voert drie taken uit:

• a. het verleent financiële hulp aan mensen die in de financiële problemen zitten
• b. het voert de Duurzame Gebruiksgoederen regeling (DGR) in opdracht van de gemeente Hellendoorn.
• c. het voert het Kindpakket uit in opdracht van de gemeente Hellendoorn

2. Voor alle drie deze taken is de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk om de taak te kunnen uitvoeren.

3. Er is voor elk van deze regelingen een intakeformulier waarop de noodzakelijke gegevens worden vermeld. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de hulpverlening en voor statistische analyses. Aan alle betrokkenen wordt toestemming gevraagd om de gegevens voor genoemde doeleinden te gebruiken. Ze worden maximaal zeven jaar bewaard (eisbelastingdienst).

4. Voor de uitvoering van de taken hebben de volgende functionarissen toegang tot de persoonsgegevens:

• a. de coördinatoren van het Hulpfonds, uitsluitend voor de cliënten die financiële hulp nodig hebben, om te kunnen beoordelen welke hulp nodig is.
• b. de coördinatoren van de DGR voor de cliënten van de DGR om te kunnen besluiten of de aanvraag op grond van de DGR gehonoreerd kan worden.
• c. de intakers van het Kindpakket voor de cliënten van het Kindpakket om te kunnen besluiten of de aanvraag op grond van het Kindpakket gehonoreerd kan worden.
• d. de coördinator/administrateur van het Kindpakket voor de cliënten van het Kindpakket waarover de intakers geen besluit kunnen nemen, om te kunnen besluiten of de aanvraag op grond van het kindpakket gehonoreerd kan worden
• e. de penningmeesters van het Hulpfonds en kindpakket om de betalingen te kunnen verrichten

5. De persoonsgegevens worden per taak vastgelegd in een bestand dat met wachtwoorden beveiligd is, die alleen bekend zijn bij de hiervoor genoemde functionarissen.

6. In gevallen die in het bestuur besproken worden, worden alle benodigde persoonsgegevens geanonimiseerd.

7. In een aantal gevallen is het nodig te overleggen met andere organisaties en daarmee ook persoonsgegevens te delen om tot een goed besluit te kunnen komen. Daarbij gaat het om Voedselbank, stichting BOOM, gemeente, Stadsbank, Maatschappelijk werk, etc. Aan alle cliënten wordt vooraf toestemming gevraagd om gegevens met derden te delen indien noodzakelijk.

8. De cliënten hebben recht op:

• a. inzage
• b. wijziging
• c. overdracht aan derden van de over hun vastgelegde gegevens. Nijverdal, 14 mei 2018